Guide: Så planerar du en smidig kontorsflytt
När det är dags för en kontorsflytt är det minst sagt mycket att tänka på. Men att flytta kontor behöver inte bli en stressig historia. Nu ska vi gå igenom hur du kan lägga upp er kontorsflytt – så smidigt som möjligt.
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.
Senast uppdaterad: 28 augusti 2025Planera tidigare än du tror (och vill)
Att flytta kontor betyder att mycket ska bli gjort på kort tid, samtidigt som det dagliga arbetet måste flyta på som vanligt. Men det går.
Så för att underlätta er flytt har vi satt ihop en checklista som du kan börja med direkt när inflyttningsdatumet har blivit spikat.
6–12 månader innan kontorsflytten
Börja med budget.
Det behöver inte vara en exakt budget. Men en uppskattning minskar risken för överraskningar. Behöver ni till exempel betala dubbelhyror, måla om, skaffa flytt- och städhjälp, forsla borta saker eller köpa in nya möbler?
Läs också: Vad kostar det att anlita flyttfirma?
Se över avtal i tid.
Vilka avtal kan ni flytta med och vilka behöver du säga upp? Hur lång är uppsägningstiden i så fall? Vilka nya avtal behöver ni? Ni slipper onödiga kostnader eller dyra uppsägningsavgifter genom att börja lista alla avtal och tjänster som ni har redan nu. Du kan till exempel se över:
- Elavtal
- Sophantering
- Städavtal
- Försäkringar
- Serviceavtal (till exempel kaffemaskiner)
- Säkerhetsavtal
Utse en ansvarig flyttgrupp.
Sätt ihop ett flyttansvarigt team med en egen projektledare som kan delegera uppgifter, svara på frågor från medarbetare, vara kontaktperson och följa upp att saker och ting blir gjorda. På så vis behöver du inte dra hela (flytt)lasset själv.
3–6 månader innan kontorsflytten
Informera mera.
Att byta kontor påverkar mångas vardag, så berätta för dina medarbetare i god tid. En bra start är att ha ett gemensamt möte där ni kan prata igenom flytten och svara på frågor direkt. Var också tydlig med vad ni förväntar er personligen av varje medarbetare, till exempel att de packar sina personliga saker eller märker upp sitt material. Skicka gärna ut information via mejl efteråt så att ingen missar detaljerna.
Dags att rensa.
Bocka av ett rum i taget – allt från gamla förråd till bortglömda skåp. Släng, sälj eller skänk det som inte längre gör någon nytta, för ett lättare flyttlass kommer definitivt att göra det enklare att flytta. Det är dessutom helt onödigt att betala för att flytta saker som ändå inte ska användas längre.
Välj en bra flyttfirma för kontorsflytten
Bra flytthjälp är avgörande för att kontorsflytten ska flyta på. En flyttfirma kan hjälpa till med bland annat:
- Projektledning och planering
- Ta med packmaterial och packa
- Bära och transportera
- Demontera och montera möbler
- Magasinera möbler
För att vara säker på att du får tag i en pålitlig flyttfirma är det klokt att boka en i god tid. På Flytta.se kan du få erbjudanden från upp till tre olika flyttfirmor så att du enkelt kan välja den bästa.
Du behöver bara svara på några frågor om kontorsflytten för att komma igång, och sedan bestämmer du om något erbjudande är värt att tacka ja till eller inte. Jämförelsetjänsten är såklart helt gratis att använda och du binder dig inte till något. Huvudsaken är att ni får bra flytthjälp när ni ska byta kontor.
Hur kan man välja rätt flyttfirma för kontorsflytten?
Här är några frågor du kan ha i bakhuvudet när du jämför dem:
- Har de erfarenhet av just kontorsflytt?
- Ingår demontering och montering av möbler i priset?
- Vad säger tidigare kunder?
- Kan de hantera datorer och annan teknik på ett säkert sätt?
- Har de försäkring för sakerna? Och vad händer om flytten blir försenad?
Läs också: Så väljer du rätt flyttfirma
1–3 månader innan kontorsflytten
Planera inköp och möblering.
Om du vet att ni behöver en större soffa eller kanske ett lämpligt matbord kan du beställa det redan nu för att vara säker på att leveransen hinner komma tills ni flyttar in. Då hinner du också göra upp en plan för placering av alla möbler i de nya lokalerna, så att ni vet vart grejerna ska under flyttdagen.
Packa ner och märk upp.
Om ni ska packa själva (och inte flyttfirman) är det smart att börja med det som ni inte använder så ofta. Se till att sakerna är skyddade i kartongerna och noga organiserade efter kategori. Är det till exempel “förråd” eller “extra kontorsmaterial”? Märk upp kartongerna så att det är tydligt var varje kartong ska ta vägen när ni flyttar in till det nya stället.
Finalen: Byta kontor
När flyttdagarna närmar sig är det dags att få koll på några sista saker. Du kan till exempel:
- Adressändra hos Bolagsverket och Skatteverket här och eftersänd post senast en vecka efter flytten
- Kolla att tider, adresser och kontaktuppgifter stämmer med den bokade flyttfirman
- Samla in nycklar och passerkort från medarbetare
- Välja ut en person som kan ta mot sakerna på det nya kontoret så att sakerna hamnar rätt
- Ha en person som finns kvar på gamla kontoret för att svara på frågor från flyttfirman och ansvara för slutkollen
Med rätt planering och bra flytthjälp slipper ni onödig stress och får en bra start i de nya lokalerna. Och glöm inte att fira att ni äntligen är på plats – det blir garanterat den bästa starten på det nya kontoret!
Vanliga frågor om kontorsflytt
Vad kostar en kontorsflytt?
Pris för flytthjälp beror på kontorets storlek, avståndet till den nya lokalen och vilka tjänster du behöver. En del flyttfirmor erbjuder fast pris, medan andra tar betalt per timme. Därför är det klokt att jämföra flera alternativ innan du bestämmer dig.
Är flytthjälp avdragsgillt för företag?
Ja, i de flesta fall kan kostnaden för flytthjälp dras av som en vanlig företagsutgift. Det gäller både flyttfirma och tilläggstjänster som montering och magasinering. Kolla alltid med din revisor för att vara säker.
Hur lång tid tar det att flytta kontor?
Att flytta kontor tar ungefär en eller två dagar, men förberedelserna behöver börja en bra bit tidigare. Om det går är det bra att ha mellan tre och sex månader för att planera kontorsflytten. Men bli inte orolig om du har kortare tid på dig än så! Då är det bara att beta av uppgifterna en smula tätare.